Klauzula informacyjna Polbalt Sp. z o.o.

Informacja w zakresie zbierania i przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 13 RODO (Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016r. w sprawie ochrony danych osób fizycznych z związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych)

Administrator danych osobowych.

Administratorem, czyli podmiotem decydującym o tym, jak będą wykorzystywane Państwa dane osobowe, jest Polbalt Sp.z o.o. z siedzibą w Białymstoku przy ulicy Octowej 3, lok. 3 15-399 Białystok (dalej: Polbalt Sp. z o.o.) wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Białymstoku, XII Wydział Gospodarczy KRS, numer KRS: 0000514057, NIP: 542-323-81-54, REGON: 200859704. Administrator przetwarza następujące kategorie Państwa danych osobowych: podstawowe dane identyfikacyjne, dane adresowe dotyczące miejsc realizacji usługi np. załadunku i rozładunku, dane wynikające z obowiązku prawnego np. przepisów podatkowych i rachunkowych, dane kierowców, pojazdów, naczep, dane wynikające z wymogów celnych, dane klientów i kontrahentów niezbędne do realizacji umów.

Cele przetwarzania.

Państwa dane osobowe przetwarzane są:

• a) w celu zawarcia umowy na podstawie Państwa zainteresowania naszą ofertą (podstawa art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).
• b) do wypełnienia zobowiązań umownych lub wykonania usługi i kontraktów (podstawa art. 6 ust. 1 lit. b) RODO),
• c) w celu obsługi zgłoszeń, które do nas Państwo kierujecie (podstawa art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).
• d) w celu kontaktowania się z Państwem na potrzeby zobowiązań umownych (podstawa art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).
• e) w celu realizacji zleceń handlowych i umów, czynności finansowo-kadrowych i statystycznych, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f) RODO),
• f) na potrzeby czynności celnych, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f) RODO),
• g) w celach archiwalnych (dowodowych) dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów przed klientem lub kontrahentem, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f) RODO),
• h) w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).
• i) w systemach informatycznych Administratora Danych Osobowych, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f) RODO),

Kategorie odbiorców danych

Z uwagi na konieczność zapewnienia odpowiedniej organizacji, w tym w zakresie infrastruktury informatycznej czy w bieżących sprawach dotyczących naszej działalności jako przedsiębiorcy, jak również podczas realizacji umów, usług i zleceń handlowych, Państwa dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• - podwykonawcom, czyli podmiotom, z których korzysta Administrator przy wykonaniu usługi odnoszącej się do wykonywanego przez Państwa przewozu tj. podmiotu świadczącego usługi celne;
• - dostawcom usług zaopatrujących Polbalt Sp. z o.o. w rozwiązania techniczne oraz umożliwiające prace w systemach IT i zarządzanie naszą organizacją (w szczególności dostawcom usług informatycznych, dostawcom pocztowym);
• - dostawcom usług prawnych i doradczych oraz księgowo administracyjnych;
• - Instytucjom Państwowym (w szczególności Urzędowi Skarbowemu, Urzędowi Celnemu, ZUS);
• - podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie obowiązującego prawa np. sądy lub organy ścigania – oczywiście tylko gdy wystąpią z żądaniem w oparciu o stosowną podstawę prawną;

Przekazywanie danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej EOG).

Dane osobowe mogą być przekazywane poza EOG w przypadku, gdy będzie to konieczne do realizacji zlecenia jednorazowego, umowy/umów oraz obsługi towarów celnych. Państwa dane w związku z wykonywaną usługą mogę być przekazywane do Państwa trzeciego będącego poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (Republiki Białorusi/Federacji Rosyjskiej/ Republiki Kazachstanu) na których terenach Komisja Europejska nie stwierdziła odpowiedniego stopnia ochrony danych osobowych (zgodnie z art. 45 RODO). Odbiorcą Pana/Pani danych osobowych w wyżej wymienionych państwie trzecim będzie firma: OOO Tranzit Servis Plus/ CZUP LeMaWiks/ Przedsiębiorca Hrabavets Aliaksandr/DSD SIA/LLC ,,Agent Arsenal” , której powierzyliśmy przetwarzanie Państwa danych osobowych w celu wykonania przez Administratora świadczonej usługi.

Okres przechowywania danych osobowych:

Dane osobowe będą przechowywane:

• - w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – do momentu przedawnienia roszczeń związanych ze zleceniem jednorazowym, umową/umowami lub roszczeniami związanymi z przetwarzaniem danych osobowych, zaś w przypadku ustalania, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami do czasu zakończenia postępowań sądowych/administracyjnych z tym zawiązanych oraz przedawnienia roszczeń wynikających z tytułów wykonawczych stanowiących podstawę egzekucji roszczeń,
• - w celu marketingu bezpośredniego – od momentu wykonania zlecenia jednorazowego, do momentu wygaśnięcia lub rozwiązania umowy/umów, w którym to czasie występuje uzasadniony interes w przetwarzaniu danych dla celów marketingowych albo do momentu zgłoszenia sprzeciwu,
• - w celu wykonania ciążących obowiązków prawnych – do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych osobowych w ramach obowiązku prawnego.

Prawa osoby, której dane osobowe są przetwarzane:

• 1. Osoba, której dane osobowe dotyczą ma prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania (poprawienia, uzupełnienia) ograniczenia ich przetwarzania, usunięcia, a także przeniesienia danych. 
• 2. Osoba, której dane osobowe dotyczą ma również prawo wniesienia sprzeciwu – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych, opartego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f). Po otrzymaniu sprzeciwu administratorowi nie wolno dalej przetwarzać danych osobowych, chyba że wykaże istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych na potrzeby takiego marketingu. Dla celów dowodowych Polbalt Sp z.o.o. prosi o zgłaszanie sprzeciwu drogą pisemną lub elektroniczną.
• 3. Osoba, której dane osobowe dotyczą ma również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, gdy uzna, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy (Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016r. w sprawie ochrony danych osób fizycznych z związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych)
• 4. Jeśli przetwarzanie opiera się na oświadczeniu o wyrażeniu zgody, osoba, której dane dotyczą, ma prawo wycofania zgody w dowolnym momencie. Nie wpływa to na legalność przetwarzania danych na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Podanie danych osobowych w celu realizacji zlecenia jednorazowego lub umowy/umów jest dobrowolne, jednakże odmowa podania danych osobowych koniecznych do zawarcia i realizacji zlecenia jednorazowego, umowy/umów będzie skutkowała niemożliwością zawarcia i realizacji zlecenia jednorazowego, umowy/umów. 

Aktualna wersja Polityki Bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych została przyjęta i obowiązuje od dnia 25.05.2018 r.