Electronic preliminary
informing

Order now
USD — 3.78 PLN  | EUR — 4.3 PLN  | RUB — 0.06 PLN 
Order now

Contact info

Submit
Data protection notice

Klauzula informacyjna Polbalt Sp. z o.o.


Informacja w zakresie zbierania i przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 13 RODO (Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016r. w sprawie ochrony danych osób fizycznych z związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych)


Administrator danych osobowych.


Administratorem, czyli podmiotem decydującym o tym, jak będą wykorzystywane Państwa dane osobowe, jest Polbalt Sp.z o.o. z siedzibą w Białymstoku przy ulicy Lipowej 30, lok. 104 15-427 Białystok (dalej: Polbalt Sp. z o.o.) wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Białymstoku, XII Wydział Gospodarczy KRS, numer KRS: 0000514057, NIP: 542-323-81-54, REGON: 200859704. Administrator przetwarza następujące kategorie Państwa danych osobowych: podstawowe dane identyfikacyjne, dane adresowe dotyczące miejsc realizacji usługi np. załadunku i rozładunku, dane wynikające z obowiązku prawnego np. przepisów podatkowych i rachunkowych, dane kierowców, pojazdów, naczep, dane wynikające z wymogów celnych, dane klientów i kontrahentów niezbędne do realizacji umów.


Cele przetwarzania.


Państwa dane osobowe przetwarzane są:

  • a) w celu zawarcia umowy na podstawie Państwa zainteresowania naszą ofertą (podstawa art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).
  • b) do wypełnienia zobowiązań umownych lub wykonania usługi i kontraktów (podstawa art. 6 ust. 1 lit. b) RODO),
  • c) w celu obsługi zgłoszeń, które do nas Państwo kierujecie (podstawa art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).
  • d) w celu kontaktowania się z Państwem na potrzeby zobowiązań umownych (podstawa art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).
  • e) w celu realizacji zleceń handlowych i umów, czynności finansowo-kadrowych i statystycznych, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f) RODO),
  • f) na potrzeby czynności celnych, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f) RODO),
  • g) w celach archiwalnych (dowodowych) dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów przed klientem lub kontrahentem, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f) RODO),
  • h) w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).
  • i) w systemach informatycznych Administratora Danych Osobowych, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f) RODO),

Kategorie odbiorców danych


Z uwagi na konieczność zapewnienia odpowiedniej organizacji, w tym w zakresie infrastruktury informatycznej czy w bieżących sprawach dotyczących naszej działalności jako przedsiębiorcy, jak również podczas realizacji umów, usług i zleceń handlowych, Państwa dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:


  • - podwykonawcom, czyli podmiotom, z których korzysta Administrator przy wykonaniu usługi odnoszącej się do wykonywanego przez Państwa przewozu tj. podmiotu świadczącego usługi celne;
  • - dostawcom usług zaopatrujących Polbalt Sp. z o.o. w rozwiązania techniczne oraz umożliwiające prace w systemach IT i zarządzanie naszą organizacją (w szczególności dostawcom usług informatycznych, dostawcom pocztowym);
  • - dostawcom usług prawnych i doradczych oraz księgowo administracyjnych;
  • - Instytucjom Państwowym (w szczególności Urzędowi Skarbowemu, Urzędowi Celnemu, ZUS);
  • - podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie obowiązującego prawa np. sądy lub organy ścigania – oczywiście tylko gdy wystąpią z żądaniem w oparciu o stosowną podstawę prawną;

Przekazywanie danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej EOG).


Dane osobowe mogą być przekazywane poza EOG w przypadku, gdy będzie to konieczne do realizacji zlecenia jednorazowego, umowy/umów oraz obsługi towarów celnych. Państwa dane w związku z wykonywaną usługą mogę być przekazywane do Państwa trzeciego będącego poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (Republiki Białorusi/Federacji Rosyjskiej/ Republiki Kazachstanu) na których terenach Komisja Europejska nie stwierdziła odpowiedniego stopnia ochrony danych osobowych (zgodnie z art. 45 RODO). Odbiorcą Pana/Pani danych osobowych w wyżej wymienionych państwie trzecim będzie firma: OOO Tranzit Servis Plus/ CZUP LeMaWiks/ Przedsiębiorca Hrabavets Aliaksandr/DSD SIA/LLC ,,Agent Arsenal” , której powierzyliśmy przetwarzanie Państwa danych osobowych w celu wykonania przez Administratora świadczonej usługi.


Okres przechowywania danych osobowych:


Dane osobowe będą przechowywane:

  • - w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – do momentu przedawnienia roszczeń związanych ze zleceniem jednorazowym, umową/umowami lub roszczeniami związanymi z przetwarzaniem danych osobowych, zaś w przypadku ustalania, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami do czasu zakończenia postępowań sądowych/administracyjnych z tym zawiązanych oraz przedawnienia roszczeń wynikających z tytułów wykonawczych stanowiących podstawę egzekucji roszczeń,
  • - w celu marketingu bezpośredniego – od momentu wykonania zlecenia jednorazowego, do momentu wygaśnięcia lub rozwiązania umowy/umów, w którym to czasie występuje uzasadniony interes w przetwarzaniu danych dla celów marketingowych albo do momentu zgłoszenia sprzeciwu,
  • - w celu wykonania ciążących obowiązków prawnych – do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych osobowych w ramach obowiązku prawnego.

Prawa osoby, której dane osobowe są przetwarzane:


  • 1. Osoba, której dane osobowe dotyczą ma prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania (poprawienia, uzupełnienia) ograniczenia ich przetwarzania, usunięcia, a także przeniesienia danych. 
  • 2. Osoba, której dane osobowe dotyczą ma również prawo wniesienia sprzeciwu – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych, opartego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f). Po otrzymaniu sprzeciwu administratorowi nie wolno dalej przetwarzać danych osobowych, chyba że wykaże istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych na potrzeby takiego marketingu. Dla celów dowodowych Polbalt Sp z.o.o. prosi o zgłaszanie sprzeciwu drogą pisemną lub elektroniczną.
  • 3. Osoba, której dane osobowe dotyczą ma również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, gdy uzna, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy (Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016r. w sprawie ochrony danych osób fizycznych z związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych)
  • 4. Jeśli przetwarzanie opiera się na oświadczeniu o wyrażeniu zgody, osoba, której dane dotyczą, ma prawo wycofania zgody w dowolnym momencie. Nie wpływa to na legalność przetwarzania danych na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Podanie danych osobowych w celu realizacji zlecenia jednorazowego lub umowy/umów jest dobrowolne, jednakże odmowa podania danych osobowych koniecznych do zawarcia i realizacji zlecenia jednorazowego, umowy/umów będzie skutkowała niemożliwością zawarcia i realizacji zlecenia jednorazowego, umowy/umów. 


Aktualna wersja Polityki Bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych została przyjęta i obowiązuje od dnia 25.05.2018 r.

Guarantee

«Guarantee» is a way of ensuring payment of customs duties, taxes and other customs payments. We offer to use procedures of «guarantee» as an alternative of operation TIR option of customs payments in respect of foreign goods which were placed under the customs procedure of customs transit. This service is efficient and it’s simple in use. It has a number of advantages in comparsion with an another kinds of customs support.


Our C2 gurantee certifcates located at all border crosses between Poland and Belarus (Kuźnica-Bruzgi, Bobrowniki-Berestovica, Koroszczyn-Kozlovichi), also they are located at border crosses between Lithuania and Belarus (Raigardas-Privalka, Salcininkai-Beniakoni, Medininkai-Kamennyj Log).

It’s possible to order certificates in just 1 day before the car arrive to the point of entry
The amount of the guarantee is not limited, so you may get certificates for an amount which is significantly excess the sum of the TIR Carnet
We provide the full set of documents for registration of the customs authorities (EPI, certificates, DTT)
Certificates can be used as a Supplement to the TIR Carnet when the guaranty value exceeds more than € 60 000
The price is much lower than the cost of escort services and at the same time competitive with the price of the purchase and execution of the TIR Carnet
You may not be a member of the national Association of international road carriers

Electronic preliminary
informing

Electronic preliminary informing is an automatic system, which allows to provide the customs office with information about cargo and vehicles before the arrival of cargo at the transfer station. The implementation of Electronic preliminary informing reduces time, costs and the flow of documents while clearing cargo at the border, minimizes the chances of commercial fraud and increases the efficiency of customs control.

EPI is formed by us on the basis of the following information received from the client: commercial and transport documents (CMR, invoice, packing list), the documents of the car (technical passport), the identity document of the representative of the carrier (driver).

You must also specify the name of the checkpoint on the border.

Our specialists basing on these documents will form the EPI and transmit it to the customs authorities. After assigning a unique identification number of the shipment, we will inform the driver. Not less than 2 hours before arrival of the vehicle at the checkpoint EPI should be directed to the automated processing system preliminary information to customs authorities.


Order now

Services

  • Determination of customs duties, calculation of customs payments
  • Filling out certificates of customs duties and taxes payment
  • Customs clearance and preparation of the EPI document (electronic preliminary informing)
  • Printing, scanning and photocopying documents
  • Providing electronic statistical and periodic statistical declaration to the customs authorities
  • Providing customs with authority documents for customs clearance
  • Providing the customs authority an electronic declarations which were registered in the national system of electronic Declaration on the basis of a Commission contract
  • Customs clearance in Belarus, Orsha

About

POLBALT sp. Z O. O Company is a customs agent which is operating in the Republic of Poland. The main activity of our company is to provide guaranty (certificate) to international carriers.

We offer you to use the procedure of guarantee as an alternative operation to the TIR Carnet. The company operates in both domestic and provide customs services for transport and logistics companies from Belarus, Russia, Germany, Lithuania.

;